Ga naar hoofdinhoud

Billit-integratie

Voor de meeste paardeneigenaren volstaat de ingebouwde PDF-factuur (met een GiroCode QR-code om te scannen en te betalen). Maar als een klant een onderneming is — een manege, een transportbedrijf, een trainer die als vennootschap opereert — verplicht de Belgische wetgeving u steeds vaker om een gestructureerde e-factuur te versturen in plaats van een gewone PDF. Billit is de dienst die dit voor u regelt: het verzendt uw facturen via het Peppol-netwerk en houdt uw boekhouding synchroon.

Facturatie-instellingen

1. Billit koppelen (Create)​

Ga naar Facturatie → Instellingen → Billit-koppeling en klik op Billit koppelen.

  • U wordt doorgestuurd naar Billit om in te loggen en de koppeling goed te keuren — u deelt uw Billit-wachtwoord nooit met dit systeem.
  • Zodra u akkoord gaat, keert u terug naar de instellingenpagina en ziet u een badge Verbonden.
  • Als er iets misloopt (u annuleert, of de link verloopt), ziet u een foutmelding en kunt u het gewoon opnieuw proberen.

Het koppelen van Billit verandert niets voor uw gewone (particuliere) klanten — zij blijven dezelfde PDF met GiroCode QR-code ontvangen zoals altijd.

2. Wat er verandert na het koppelen (Update)​

Het koppelen van uw account alleen is niet voldoende — Billit neemt de facturatie pas over nadat u het ook configureert:

  1. Stel in Facturatie → Instellingen → Algemeen de Facturatieprovider voor particulieren in op Billit en schakel E-facturatie voor zakelijke klanten (Peppol BIS 3.0) in.
  2. Markeer elke zakelijke klant op hun ledenprofiel als Onderneming en vul hun btw-nummer en zakelijk adres in.

Vanaf dat moment wordt elke factuur voor een lid dat als onderneming is gemarkeerd, via Billit verstuurd als Peppol e-factuur in plaats van een PDF. Gewone particuliere klanten ondervinden hier geen impact van — zij blijven altijd de ingebouwde PDF met GiroCode QR-code ontvangen, ongeacht wat hier is ingesteld.

3. Synchronisatie van betaalstatus (Read)​

U hoeft niet handmatig te controleren of een Billit-factuur betaald is:

  • Billit meldt automatisch wanneer de status van een factuur verandert.
  • Als extra vangnet controleert het systeem ook één keer per dag bij Billit, zodat een gemiste melding een factuur nooit laat vastlopen.
  • Wanneer Billit een betaling meldt, wordt de factuur hier automatisch als Betaald gemarkeerd. Verstrijkt een vervaldatum zonder betaling, dan wordt ze automatisch als Vervallen gemarkeerd.

Zodra een factuur de status Betaald bereikt, wordt dit als definitief beschouwd — de synchronisatie zal deze status nooit meer overschrijven, zelfs niet als er later iets vreemds gebeurt aan de kant van Billit.

4. Loskoppelen (Delete)​

Klik op Loskoppelen op de instellingenpagina om uw Billit-account op elk moment te ontkoppelen.

  • Facturen die al via Billit zijn verstuurd, behouden hun geschiedenis — er wordt achteraf niets verwijderd.
  • Belangrijk: loskoppelen schakelt zakelijke klanten niet automatisch terug naar gewone PDF-facturatie. Staat de Facturatieprovider voor particulieren nog op Billit en is e-facturatie nog ingeschakeld, dan weigert het systeem nieuwe zakelijke facturen uit te geven (in plaats van stilzwijgend een niet-officieel document te versturen) totdat u Billit opnieuw koppelt of de provider terugzet naar Manueel / e-facturatie uitschakelt in de sectie Algemeen hierboven.