Ga naar hoofdinhoud

Factuur Genereren

In plaats van facturen handmatig regel voor regel op te bouwen, maakt het systeem gebruik van een geautomatiseerde consolidatiebenadering.

1. Facturen Genereren (Create)​

U typt facturen niet handmatig uit. In plaats daarvan bouwt het systeem ze voor u op.

  • De Maandelijkse Run (Geautomatiseerd): Op de 1e van elke maand om 06:00 uur wordt het systeem wakker en kijkt het naar de voorgaande maand. Het verzamelt alle pro rata berekende Boarding Contracts en alle unbilled handmatige afschrijvingen voor elk lid, en voegt deze samen tot één geconsolideerde conceptfactuur (Draft Invoice).
  • Uitgeven (Handmatige Bevestiging): Draft invoices zijn onzichtbaar voor klanten. Wanneer u het concept controleert en op Issue Invoice klikt, voltooit het systeem het. Het wijst permanent een zeer veilig, hiatenvrij wettelijk factuurnummer toe (bijv. INV-2026-001) en genereert het PDF-document.

2. Facturen Bekijken (Read)​

In het Invoicing dashboard kunt u een lijst bekijken van al uw facturen.

  • U kunt de lijst filteren op status om te zien welke facturen Draft, Sent, Paid of Overdue zijn.
  • Door op een factuur te klikken, kunt u alle regelitems lezen, de btw-specificatie zien en het daadwerkelijke PDF-document downloaden.

3. Een Factuur Wijzigen (Update)​

  • Een Concept Bijwerken: Zolang een factuur nog een Draft is, kunt u deze bewerken. U kunt handmatig een last-minute kortingsregel toevoegen of beschrijvingen wijzigen.
  • Status Bijwerken (Mark as Paid): Zodra een factuur is uitgegeven, zijn de regelitems om juridische redenen vergrendeld. U kunt echter wel de status ervan bijwerken. Wanneer een klant geld overmaakt naar uw bankrekening, klikt u op de factuur en vervolgens op Mark as Paid. (Opmerking: Automatische afstemming met bankkoppelingen wacht nog op implementatie).

4. Een Factuur Verwijderen (Delete)​

  • Concepten Verwijderen: Als de geautomatiseerde run een fout heeft gemaakt, kunt u simpelweg op Delete klikken bij een Draft factuur. Het verdwijnt veilig, en alle regelitems gaan terug naar het unbilled ledger.
  • Uitgegeven Facturen Kunnen Niet Worden Verwijderd: Zodra u op Issue klikt en een wettelijk nummer zoals INV-2026-001 is toegewezen, voorkomen strikte boekhoudregels dat u het kunt verwijderen. Als u een fout heeft gemaakt op een uitgegeven factuur, moet u een Credit Note gebruiken (zie de volgende sectie).