Génération de factures

Au lieu de créer manuellement des factures ligne par ligne, le système utilise une approche de consolidation automatisée.

1. Générer des factures (Créer)

Vous ne tapez pas manuellement les factures. Au lieu de cela, le système les construit pour vous.

L'exécution mensuelle (Automatisée) : Le 1er de chaque mois à 06h00, le système s'active et examine le mois précédent. Il rassemble tous les contrats de pension au prorata et tous les frais manuels unbilled pour chaque membre, et les regroupe dans une seule Draft Invoice consolidée.
Émission (Confirmation manuelle) : Les factures brouillons sont invisibles pour les clients. Lorsque vous examinez le brouillon et cliquez sur Issue Invoice, le système la finalise. Il attribue de manière permanente un numéro de facture légal hautement sécurisé et sans lacune (par ex., INV-2026-001) et génère le document PDF.

Dans le tableau de bord de facturation, vous pouvez voir une liste de toutes vos factures.

Vous pouvez filtrer la liste par statut pour voir quelles factures sont Draft, Sent, Paid ou Overdue.
Cliquer sur une facture vous permet de lire toutes les lignes de facturation, de voir la répartition de la TVA et de télécharger le document PDF réel.

Mettre à jour un brouillon : Tant qu'une facture est encore un Draft, vous pouvez la modifier. Vous pouvez ajouter manuellement une ligne de remise de dernière minute, ou changer les descriptions.
Mettre à jour le statut (Marquer comme payée) : Une fois qu'une facture est émise, ses lignes sont verrouillées pour des raisons légales. Cependant, vous pouvez mettre à jour son statut. Lorsqu'un client transfère de l'argent sur votre compte bancaire, vous cliquez sur la facture et cliquez sur Mark as Paid. (Note : Le rapprochement automatique avec les flux bancaires est en attente d'implémentation).

Supprimer des brouillons : Si l'exécution automatisée a fait une erreur, vous pouvez simplement cliquer sur Delete sur une Draft Invoice. Elle disparaît en toute sécurité, et toutes les lignes retournent dans le grand livre non facturé.
Les factures émises ne peuvent pas être supprimées : Une fois que vous cliquez sur Issue et qu'un numéro légal comme INV-2026-001 est attribué, des règles comptables strictes vous empêchent de le supprimer. Si vous avez fait une erreur sur une facture émise, vous devez utiliser une note de crédit (voir la section suivante).