Notes de crédit
Étant donné que le système applique des lois comptables strictes, vous ne pouvez pas simplement supprimer une facture une fois qu'elle a été légalement émise à un client. À la place, vous devez l'annuler en utilisant une note de crédit.
1. Émettre une note de crédit (Créer)
Si vous vous rendez compte qu'une facture émise contient une erreur (par exemple, vous avez facturé une visite du maréchal-ferrant qui n'a jamais eu lieu), vous devez générer une note de crédit.
- Ouvrez la facture incorrecte.
- Cliquez sur Create Credit Note.
- Le système automatise le reste. Il génère un tout nouveau document qui reflète exactement les frais originaux, mais avec des montants négatifs.
- Il attribue un nouveau numéro légal à ce document de note de crédit et marque automatiquement la facture originale comme
void.
2. Voir les notes de crédit (Lire)
Vous pouvez voir les notes de crédit dans votre tableau de bord de facturation aux côtés des factures régulières. Elles afficheront clairement des totaux négatifs, aidant votre comptable à voir exactement quand et pourquoi l'argent a été remboursé ou annulé.
3. Modifier une note de crédit (Mettre à jour)
Non autorisé. Parce qu'une note de crédit est un document légal strict utilisé pour corriger des erreurs comptables passées, le système la verrouille immédiatement lors de sa création. Vous ne pouvez pas modifier les montants ou les descriptions sur une note de crédit.
4. Supprimer une note de crédit (Supprimer)
Non autorisé. Tout comme les factures émises, vous ne pouvez pas supprimer une note de crédit une fois que le système lui a attribué un numéro légal. Elle reste en permanence dans le système pour s'assurer que l'historique comptable de votre écurie est sans lacune et entièrement auditable.
(Limitation actuelle : Les notes de crédit partielles — comme rembourser un seul article sur une facture au lieu de la facture entière — ne sont pas encore nativement prises en charge en un seul clic. Vous devez annuler la facture entière et en émettre une nouvelle corrigée, ou ajouter un frais manuel négatif à leur grand livre du mois suivant.)